Postęp technologiczny miał przyczynić się do tego, iż nie będzie konieczne produkowanie setek kartek papierów. Niestety tak się jednak nie stało i wybierając się załatwić jakąś sprawę w urzędzie czy innej instytucji konieczne jest czasem wypełnianie tylu różnych druków, że traci się na to sporo czasu. Problem mają również różne firmy, ponieważ muszą gromadzić w segregatorach setki tysięcy kartek, które bardzo często gdzieś się gubią. Jest to dosyć niepokojące i może powodować różnego rodzaju problemy, dlatego należy zastanowić się nad tym, czy istnieje jakiś sposób, aby temu zapobiec? System zarządzania dokumentami to świetny sposób na to, aby rozwiązać problem ginących dokumentów. Wdrożenie takiego systemu oczywiście nie należy do najtańszych rozwiązań, jednak po krótkim czasie wszystkie koszty się zwracają. Oprócz kosztów zakupu należy liczyć się również z kosztami szkoleń dla pracowników, ponieważ każda osoba musi umieć taki system obsłużyć. Z pewnością jest to coś bardzo przydatnego.